FAQ

Hier finden Sie häufig gestellte Fragen zur Vermietsoftware

Sie könne die Kaution der Onlinebuchung über „Verwaltung“ – „Frontend“ – „Erscheinungsbild“ anpassen. 

CSS im E-Mail-FormatMan darf keine { } in E-Mail-Formularen verwenden oder man setzt jeweils ein {literal} {/literal} um diesen Block. Weitere Infos dazu unter Smarty Literal

Datensätze Die Einstellung bedeutet, dass in dem Listentool nicht mehr Datensätze angezeigt werden können. Möchten Sie alles sehen, dann exportieren Sie einfach den Datensatz in Excel (Voraussetzung ist das Excel Modul) oder Sie schränken die Suche mit einer gesetzten Filtereinstellung ein.

Hinterlegen Sie einfach die passenden Führerscheinklassen bei den Fahrzeuggruppen unter „Eigenschaften“. Anschließend erhält der Nutzer die passende Information in der Buchungsmaske und im Frontend.

Bereitstellung des ServersDie Mietversion der Software wird für Sie direkt bereitgestellt. Hier übernehmen wir die Bereitstellung und Pflege eines schnellen, optimal auf Ihre Bedürfnisse angepassten Servers. Ein eigener Server ist nicht notwendig.

Tarife anlegenHier müssen Sie alle Tarife mit den entsprechenden inklusive km anlegen, also pro Tag 100 km, pro Tag 300 km pro Tag 500 km … dann rechnet das Programm automatisch den günstigsten Tarif für den Mieter aus. Nutzen sie hierzu einfach die Tarif-Kopier-Funktion.

RechnungsnummernDie Rechnungsnummer wird nach dem Ablaufplan erstellt, wenn die Mietsache zurück ist. Das hängt mit dem Status zusammen und wenn der Kunde Mehrzeit nachberechnet bekommt.

Wenn nicht, einfach mit der Zwischenrechnung arbeiten.

RechnungsdatumBitte setzen Sie das Rechnungsdatum erst, wenn Sie die Rechnung tatsächlich erstellen, denn sonst ist das km-Feld Pflicht.

Achten Sie grundsätzlich auf den Standardablaufplan oder definieren Sie Ihre Abläufe, dann erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für Ihre Bedürfnisse.

Geben Sie am Beginn des Dokumentes folgenden HTML-Tag an:
„pd4ml:page.footer“

Diesen können Sie nun mit beliebigen Angaben füllen, oder Sie nehmen den Platzhalter „mandant_briefkopf_footer_html“ um die Standardfußzeile einzufügen.

Umgekehrt funktioniert das natürlich entsprechen, der Tag heißt hier „pd4ml:page.header“ und der Platzhalter „mandant_briefkopf_header_html“.

Wochen- und MonatstarifJa das ist möglich, passen Sie einfach den Gültigkeitszeitraum des Tarifs passend an.

MusterformulareJa, Sie können aus vielen Standardformularen auswählen. Ihre AGB jedoch müssen Sie selbstverständlich selbst erstellen, ein Rechtsanwalt kann Ihnen da sicher weiterhelfen.

Ja, das geht und zwar wenn in den Globalen Einstellungen „Überbuchen“ aktiviert ist.

Provisionsempfänger aktualisierenDas geht nicht, da alle Vorgänge und auch Rechnungen usw. miteinander verknüpft sind. Die Vorgänge müssen immer einer Person zugewiesen sein.

Sie können allerdings Personen zusammenlegen wenn sie doppelt angelegt wurden. Dann werden die Vorgänge dementsprechend neu zugeordnet.

Auswertung der StatistikenJa, dies können Sie unter dem Menüpunkt „Statistik“ einsehen.

Den Preis der Haftungsbeschränkung gibt man nicht bei „Verwaltung“  im Tab „Haftungsreduzierung“ ein, sondern direkt bei jedem Tarif einzeln.

Das heißt, Sie klicken in der Tarifübersicht bei Ihrem Tarif auf „bearbeiten“. Dann scrollen Sie nach unten bis zum Bereich „Haftungsbeschränkung“. Dort geben Sie die entsprechenden Preise ein.

Dies müssen Sie bei jedem Tarif wiederholen.

Ressourcen stilllegen/aktivierenWenn Sie eine Ressource mit Datum „heute“ stilllegen, so gilt sie für den heutigen Tag noch als „aktiv“. Dies korreliert dann mit der neuen Ressource. Wählen Sie das Datum vom Vortag.

Icon für BuchungsappFür die App wird ein Icon benötigt.

Das App-Icon muss laut Apple-Spezifikation in verschiedenen Größen zur Verfügung gestellt werden. Hierfür benötigen wir eine Vorlage als PNG, rechteckig in einer Auflösung von mindestens 2048×2048.

Senden Sie das Logo nach Bestellung an support@phcom.de

SchadensgrafikLaden Sie unter „Layout“ – „Schadensgrafik“ Ihre Grafik hoch. Die Datei sollte als JPG oder PNG vorliegen, eine Breite von 1000px und eine Höhe von 500px haben.

Browser und PDF-Reader verwendenBitte achten Sie das in Ihrem Browser ein PDF-Reader eingebettet ist. Verwenden Sie ansonsten einen alternativen Browser wie Google Chrome oder Firefox.

Mehrsprachige OnlinebuchungFür die mehrsprachige Onlinebuchung müssen auch die Standardtexte und manche Systemparameter übersetzt werden.

Das können Sie direkt in den dafür vorgesehenen Feldern machen. Werden die Felder leer gelassen, greift das System auf die deutsche Version zurück.

Ja, mit dem „Modul Österreich“ (diese wurde ursprünglich für unsere Kunden in Österreich entwickelt) können alle Erfordernisse einer Vermietung in der Schweiz abgedeckt werden.

Buchungszeitraum eingrenzenJa, Sie können den Buchungszeitraum mit den Stationsöffnungszeiten oder der zeitlichen Gültigkeit der Tarife eingrenzen. Es sollen für Ende dieses Zeitraums jedoch bereits Buchungen angenommen werden können.

Onlinebuchungs-Frontend mit CSS anpassenDas Layout des Onlinebuchung-Frontends kann per CSS-Regeln an Ihre eigene Webseite angepasst werden. Das Eingabefeld hierfür finden Sie im Software-Backend unter „Verwaltung“ – „Frontend“ im Tab „Website“ und „HTML und CSS“.

Unter Website legen Sie rudimentäre Einstellungen wie Farbe und Hintergrund fest, bei HTML und CSS können Sie oder ein Webdesigner das komplette Layout direkt bearbeiten, z.B.:

Änderung der Schriftart:

html {font-family:sans-serif;}

Änderung der Hintergrundfarbe:

html {background: #fff;}

Padding innerhalb des Iframes entfernen:

.AroundDiv {padding: 0 2px 0 0;}

Weitere Änderungen können ebenfalls wie gewohnt als CSS-Regeln eingefügt werden. Das vorhandene Standard-CSS wird mit Ihren Regeln überschrieben.

Ja, es kann Saisontarife mit flexibler Mehrzeitberechnung abbilden.

  • Damit Sie Saisontarife abbilden können, geben Sie in der Preisverwaltung das Gültigkeitsdatum ein, bis wann der Tarif gültig ist (z.B. Hauptsaison Sommer).
  • Unter „Tarifberechnung bei Saisonpreisen“ wählen Sie „Saisontarif“ aus der Liste aus.
  • Im Bereich Mehrdauer wählen Sie „Wiederholen mit 2. Staffel bei Überschreitung“ und geben den Betrag für den eigentlichen Tarif (Hauptsaison Sommer) und den Betrag für die Überschreitung (Nebensaison Winter) an.

Layout anpassenDas Layout vom Frontend der Onlinebuchung kann per CSS-Regeln an Ihre eigene Webseite angepasst werden. Das Eingabefeld hierfür finden Sie im Backend der Software unter „Verwaltung“ – „Frontend“ im Tab „HTML und CSS“.

Fahrzeugnummer verwaltenDie Fahrzeug-ID ist fix – nutzen Sie hierfür das Feld „weitere Fahrzeugnr.“

Webseite verwalten und pflegenJa, Sie pflegen die Website unter „Verwaltung“ – „Frontend“ im Tab Website. Hier können Sie neben allen Inhalten auch Einstellungen wie die Hintergrund- und die Schriftfarbe festlegen.

WasserzeichenNein, dies ist aus technischen Gründen so nicht möglich. Beim Umwandeln Ihrer Formulare ins PDF-Format werden automatisch Druckränder angebracht und Ihr Briefkopf demnach verkleinert.

Sie können allerdings als Speziallösung eine Hintergrundgrafik mit CSS anbringen und diese dann als Wasserzeichen verwenden

Ja, das können Sie z.B. per Stripe, Computop und PayPal.

Nach Bemerkungen suchenJa, in der Suchmaske bei „Vorgang finden“ können Sie auch nach Bemerkungstext suchen, z. B. „Unfall“…

Ja, Buchungen können storniert und umgebucht werden, dies fließt dann in die Buchhaltung direkt mit ein und der Nummernkreis bleibt bestehen.

In der Buchungsmaske kann man auch einen Kunden mit dem „großen“ Formular anlegen. Sie klicken auf „Bestandskunde“, dann auf das Plus, und nachdem alles eingegeben wurde, auf „Schließen und übernehmen“.

Mindestmietdauer für OnlinebuchungenJa, einfach keinen Tarif kleiner 3 Tage für die Onlinebuchung aktivieren.

Das und mehr können Sie in den Globalen Einstellungen unter „Person“ einstellen.

Sie können die Erklärung in den Stations-Infos integrieren, dann sieht der Kunde es nach der Auswahl als Fließtext.

Bei der Auswahl einer Station sieht der Kunde im Frontend, dass das Fahrzeug auch auf den anderen Stationen über „algernative Termine und Stationen“ hinterlegt werden kann.

Ja, die Suche in der Vorgangsliste ist auch nach einer Sammelrechnungsnummer möglich. Das ist ein eigener Nummernkreis, der bei 100000 beginnt. Wenn man danach sucht evtl. vergebene Präfixe weglassen.

Ja, wir programmieren auf Nachfrage für Sie Spezialanpassungen und individuelle Funktionen.

Hochgeladene Bilder für MobilgeräteManche Geräte und Browser, insbesondere Mobilgeräte, kommen mit transparenten PNG-Dateien nicht klar und bauen dann einen schwarzen Hintergrund ein.
Aus diesem Grund sollten immer JPG-Dateien oder PNG-Daten ohne Transparenz verwendet werden.

Homepage einrichten1. Die Homepage ist sofort betriebsbereit, die URL finden Sie unter „Verwaltung“ – „Frontend“ bei „Vorschau“.

2. Laden Sie Ihr Logo unter „Layout“ – „Datei hochladen“, und wählen es anschließend unter „Verwaltung“ – „Account“ aus.

3. Die Seiten „Standorte“ und „Fahrzeuge“ werden mit den Daten aus dem Software-Backend gespeist, bitte schauen Sie ob hier alles vollständig eingetragen ist. Die „AGB“ in der Onlinebuchung werden ebenfalls aus dem Backend genommen, bitte auch dort eintragen.

Bitte prüfen Sie, ob die Absender-E-Mail-Adresse identisch mit der Empfänger-Adresse ist. Dies akzeptiert der Mailserver nicht. Nutzen Sie für Ihre Testbuchungen bitte eine andere E-Mail-Adresse, z.B. test@ihrunternehmen.com

Fotos zu Fahrzeuggruppen Die Fotos werden bei den Fahrzeuggruppen hochgeladen.

Die Einbindung mit einem iFrame ist suboptimal. Besser ist es den Content passend auf der Homepage abzubilden und dann per Button o.Ä. auf die Buchungsmaske weiter zu leiten. Die Buchungsmaske können Sie von der Kopf- bis zur Fußzeile auch so gestalten, dass der Kunde den selben Look and Feel wie auf der Website hat. Falls der Kunde den Buchungsvorgang abbrechen möchte würde dieseser wieder zurück auf die Website kommen.
Als Beispiel für das Prinzip wäre die Einbindung der Buchung von Eurowings zu nennen. 
 
Der Inhalt des Iframes passt sich an den eingesetzten Browser an. Es gibt auch Browser, welche keine Cookies in einem iFrame mit einer anderen Domain, wie die aufrufende Seite, abbilden können.

Mahnungen in der DruckvorschauDer Umsatz wurde mittlerweile bezahlt und die Mahnung gibt es noch. In der Mahnliste stehen immer die aktuellen offenen Posten drin, gibts keine mehr dann kommt „keine Datensätze“.

Die Mahnung wird jedoch nicht aus der Liste verschwinden, damit man sieht, dass es da einmal eine Mahnung gab.

Verwaltung der LänderUnter den Systemparametern „Allgemein“ – „Länder“ können Sie die anzuzeigenden Länder verwalten.

Buchungen stornierenBuchungen können nur storniert werden, solange noch keine Zahlungen hinzugefügt wurden.

Die E-Mail-Absender-Adresse können Sie bei dem Mitarbeiter individuell anlegen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen wird die System-Absender-Adresse (Globale Einstellungen) genommen. Wenn dieses Feld auch leer ist wird unsere E-Mail-Adresse als Fallback eingesetzt.

Standardkaution berechnenWenn keine Kaution berechnet werden kann, zeigt das Formular stattdessen 0,- Euro an.

Gehen Sie wie folgt vor:

Legen Sie für jede Fahrzeuggruppe eine Standardkaution fest. Das geht unter „Verwaltung“ – „Gruppen“ bearbeiten in den Feldern Standardkaution.

!!! Damit das funktioniert, müssen immer alle Kunden- und Fahrerdaten vollständig ausgefüllt sein, inklusive Ausweisland und Führerscheinland. Ansonsten kann keine Standardkaution berechnet werden und es wird 0,- angezeigt !!!

Alternativ: Kaution manuell im Vorgang eintragen:

  1. In der Vorgangsliste auf das Bearbeiten-Symbol klicken
  2. Das Bearbeiten Fenster öffnet sich. Hier unter „Bezahlinformationen“ die entsprechende Kaution eintragen. Vorgang Speichern.
  3. Aufruf Druckformulare mit dem Druckbutton und der Kautionsbetrag wird eingefügt.

!!! Wenn im Vorgang kein Betrag hinterlegt ist, dann wird im Formular auch kein Betrag bzw. 0,- angezeigt !!!

Sie können in der Stationsverwaltung („Verwaltung“ – „Station“) die Stationen für das Internet freigeben.

Rabatt übernehmen und berechnen lassenDer Rabatt unter Bezahlinformationen kann nur berechnet werden, wenn ein Tarif ausgewählt ist. Bei Individuellem Preis/Tarif funktioniert er nicht.

Kundenkarte druckenAchten Sie unbedingt darauf, dass im Druckmenü der Haken bei „auf Seite einpassen“ (auch „auf Seitengröße skalieren“) NICHT gesetzt ist. Ansonsten wird das Druckbild des Kundenkartenformulars verkleinert und passt nicht mehr auf das vorgefertigte Papier.

Mietverträge per E-MailDer Mietvertrag wird laut Standardablaufplan erst nach Zuweisung des Status „Mietvertrag“ zugeschickt.

Farben im BelegungsplanZur besseren Visualisierung, welche Ressource schon wieder zurück ist und ob noch zu klärende offene Posten sind, haben wir Statusfarben als farbliche Kennzeichnung für den Status im Zeitstrahl optimiert und vereinheitlicht:

Grün: frei im Zeitstrahl
Gelb: Reservierung > noch nicht abgeholt
Orange: Mietvertrag > das Fahrzeug wurde abgeholt und ist unterwegs
Blau: Zurück, Bezahlt oder Rechnungsstellung > Zahlbetrag 0,00 EUR
Rot: Zurück, Bezahlt oder Rechnungsstellung > noch offener Zahlbetrag oder Gutschrift

Wird mit dem Angebotsmodul gearbeitet kommt zusätzlich ein weiterer Status hinzu:

Weiß: Anfrage unverbindlich nicht bestätigt

Die Farben können Sie selbst ganz einfach unter „Einstellungen“ – „Profil“ – „Vorgang Status“ anpassen.

  • 1 oder 2 steht für die Anzahl der Provisionsempfänger
  • (Ja) steht dafür, dass schon eine Provision erstellt und abgerechnet wurde und die Zahlungen im Vorgang passen
  • (Nein) steht dafür, dass noch keine Abrechnung erstellt wurde

Wenn man dann den Callcenter abrechnen will, muss man noch die Einstellung auf „Abgerechnete Umsätze“ ändern.

Agenturen verkaufen die Tickets direkt und kassieren auch. Sie müssen die Provision an den Mandanten abführen.

Provisionsempfänger hingegen vermitteln nur, sie erhalten ihre Provision dann meist am Ende des Monats von dem Mandanten.

Möchten Sie auf den Premium Account wechseln und von allen Premium-Funktionen profitieren, bestellen Sie ganz einfach in Ihrem Backend unter Verwaltung – Account das Premiumpaket mit den von Ihnen gewünschten Features

Anforderung für die BedienungDas Backend der Software ist von jedem Gerät und mit jedem aktuellen Web-Browser bedienbar.

Die optimalste Kompatibilität ergibt sich mit einem aktuellen PC, Mac oder Tablet und den Browsern Google Chrome, Mozilla Firefox oder Apple Safari. Bei Verwendung von Opera oder eines älteren Internet Explorers können Einschränkungen in der Benutzeroberfläche auftreten.

Für die optimale Benutzung auf dem Smartphone steht eine App für iPhone und iPad zur Verfügung.

Die Onlinebuchung für die Kunden ist von jedem PC, Tablet oder Smartphone und mit jedem Browser ohne Einschränkungen benutzbar.

Browser Google Chrome kostenlos herunterladen

Impressum einbindenDas Impressum wird automatisiert erzeugt. Im Impressum müssen unter anderem Angaben zu Firmierung, Adresse, Kontakt und Umsatzsteuernummer aufgeführt werden, ansonsten droht Abmahnung! Die Daten pflegen Sie im Backend unter „Verwaltung“ – „Account“ ein.

Welche Informationen genau gefordert sind, können Sie ganz einfach per Google Recherche nachlesen.

Für fehlerhafte und unvollständige Angaben können wir keine Haftung übernehmen!

Rabatte für Ressourcen zuordnenEs gibt verschiedene Rabatte: auf alles (auch Artikel), nur auf den Tarifpreis, auf Tarifpreis und Zusatztage bzw. km, und das kann dann sowohl beim Vorgang als auch beim Kunden hinterlegt werden. Stellen Sie sicher, dass das korrekte Ziel für den Rabatt ausgewählt wird.

Bilder von Ressourcen verwaltenIhre Fahrzeuggruppen werden im Backend generiert und ganz automatisch in Ihre Webseite eingespielt. Sie müssen also lediglich die Bilder der Ressourcengruppen unter „Verwaltung“ – „Gruppen“ im Backend austauschen, sie werden dann automatisch mit den Bildern auf der Webseite synchronisiert.

Für eine optimale Darstellung sollten die Bilder querformatig sein.

KM-Stand berechnenDer km-Stand wird immer auf das jetztige Datum berechnet, liegt das Enddatum Ihrer Buchungen in der Zukunft, fließen die hinterlegten Werte nicht in die km-Berechnung mit ein.

Die Anzeige in der Spalte springt dann um, wenn das Abgabedatum erreicht ist.

Backup des Accounts erstellen und speichernDas Backup wird im Cockpit (Menü links) unter „Sicherheit“ erzeugt.

Je nach Größe kann das einige Minuten dauern, anschließend wird eine E-Mail mit dem Download-Link zugesendet.

Alle Daten werden täglich mehrfach von uns gesichert.

Wir empfehlen Ihnen die eigenen Accountdaten auch regelmäßig lokal zu speichern.

Gutschrift erstellenErstellen sie das Formular Einzelverkauf (Nur Rechnung) und erfassen Sie dann einfach den Betrag in negativer Form mit einem Minus. Es wird dann automatisch das Gutschriftformular ausgegeben.

KFZ-Verkaufsrechnung erstellenNutzen Sie zum Verkauf eines Fahrzeug einfach die „Nur Rechnung“ (Einzelverkaufsrechnung) im Vorgang.

Wochen- und Monatstarife erstellenBei „Anzeige“ angeben, dass dieser Tarif erst bei Buchungen „länger 1 Monat“ angezeigt werden soll.

Kopf- und Fußzeile einrichtenUnter „Einstellungen“ – „Layout“ können schnell und einfach standardisierte Kopf- und Fußzeilen für Ihre Formulare festgelegt werden.

Möchten Sie Bilder verwenden, dann laden Sie sie ohne weiße Ränder und im PNG-Format mit der Mindestbreite von 1200px unter „Einstellungen“ – „mediacenter“ hoch. Beim Klick auf das Bild wird Ihnen der Dateipfad angezeigt, diesen kopieren.

Direkt bei „Formulargestaltung“ können Sie nun Ihre Kopf- und Fußzeilen gestalten und das Bild oder Ihren Text einfügen.

Sie sind fertig? Dann vergessen Sie nicht, den Haken bei „Standard bei PDF-Erstellung verwenden“ zu setzen sowie im jeweiligen Formular auszuwählen, ob die Standard-Kopf- bzw. Fußzeile angewendet werden soll.

Zum testen den Vorgang aufrufen.

Stornobestätigung/StornoabrechnungWenn Sie einen Vorgang mit Stornogebühr stornieren ist das erste Formular die Stornorechnung mit dem gesamten Betrag. Das 2. Dokument ist die Rechnung für die Stornogebühren, diese sehen Sie in der Formularauswahl.

Es wird der komplette Vorgangsbetrag abgezogen und die Stornogebühr dann wieder dazugerechnet. Das ist der Standardablauf, der buchhalterische Hintergründe hat. Bei Billpay und Paypal wird der Betrag abzgl. der Stornogebühr automatisch zurückerstattet.

Stationen können nicht gelöscht, nur deaktiviert werden.

Bußgeld berechnenBußgelder einfach mit einer „Nur Rechnung“ dem Kunden nachträglich berechnen. Das ist ja dann eine neue Rechnung und ein neuer Vorgang.

Die Bußgeldbearbeitung ist ganz einfach im entsprechenden Vorgang mit Eingabe des Aktenzeichens.

Daten löschen und deaktivierenDie erste Station kann nicht gelöscht werden, sondern nur überschrieben oder deaktiviert werden.

Personen und Fahrzeuge können nur so lange gelöscht werden, wie noch kein Vorgang mit ihnen angelegt wurde.

Artikel können nicht gelöscht, nur deaktiviert werden.

Tarife können gelöscht werden, wir empfehlen aber die Tarife nur zu deaktivieren.

Das alles hat gewisse Logiken und alles ist mit IDs in den Datenbanken versehen, sodass nach 10 und länger noch alle Vorgänge historisch richtig und nachvollziehbar sind.

Vermietsoftware auf WebseiteDie Buchungsmaske des Reservierungssystems kann ganz einfach in Ihre bestehende Webseite eingebunden werden.

Nutzen Sie dafür den Linkgenerator unter „Verwaltung“ – „Frontend“ – „Vorschau“ und fügen Sie den generierten Quellcode in Ihre Webseite ein.

Bitte beachten Sie, dass für Iframes immer eine Breite und Höhe angegeben werden muss. Dies können Sie direkt im HTML machen oder per CSS-Regel festlegen.

Backup für meine DatenDas Backup wird im Cockpit, im Menü links, unter „Sicherheit“ erzeugt. Je nach Größe kann das einige Minuten dauern. Anschließend wird eine E-Mail mit dem Download-Link zugesendet. Diesen können Sie dann lokal bei sich speichern.

Fahrzeug sperrenSie können ganz einfach ein Fahrzeug für die eigene Nutzung sperren. Dazu klicken Sie einfach in den Belegungsplan auf das Kennzeichen dann auf das Schloss und tragen Sie die Sperre ein – fertig.

Formulare ändernGehen Sie einfach unter „Einstellung“ – „Kommunikation“ – „PDF“ – „Mietvorgang“ – „Mieter“ – „Mietvertrag“.
 
Wählen Sie den Mietvertrag (2 Seiten) und kopieren ihn. Als nächstes aktivieren Sie diesen als Standard für ihren Account.
 
Jetzt ist das ihr individueller Mietvertrag, den Sie nach eigenen Wünschen gestalten und anpassen können.
 
Die Platzhalter mit den Werten die ausgegeben werden finden Sie sofort rechts in der Spalte und die HTML- und PDF-Vorschau als Tab.

Freitextfelder erstellenSie tragen das im Menüpunkt „System“ – „Systemparameter“ – „in der Tabelle Vorgang“ – „Freitextposition“ ein, anschließend steht das entsprechende Feld in der Buchungsmaske zur Verfügung. Sie können den Inhalt auch passend im Formular ausgeben. Sie finden den Platzhalter, wenn Sie im Formulareditor in der Datenbankansicht nach freitext suchen.

Um die Haftungsbeschränkung auch automatisch mit zu verlängern, nutzen Sie die „große“ Vorgangsmaske. Wenn Sie z.B. den Zeitraum auf 3 Tage verlängern, sehen Sie, dass auch die Haftungsbeschränkung entsprechend verlängert wird.

Anmerkung: Das ist nur interessant, wenn bei der Fahrzeuggruppe keine Kilometer gewählt sind und wenn eine pro Tag Berechnung eingestellt ist.

Sie haben einen Kunden, der monatlich zum Festbetrag auf Rechnung mietet oder Sie haben eine Ratenzahlung vereinbart, dann können Sie dem Kunden die Monatsrechnung automatisiert in Rechnung stellen.

Voraussetztung: Modul Intervallabrechnung und Modul Cronlob ist aktiv.

Wenn das Modul aktiviert ist können Sie zur Neuanlage einfach unter dem Menüpunkt „Verwaltung“, den Tab „Intervallabrechnung“ klicken, bei „Abrechnung bearbeiten“ den Kunden wählen, die Finanzinformationen ausfüllen und die Intervallrechnung einrichten. Für den automatischen Rechnungsversand muss das Modul Cronjob im Account noch aktiviert sein.

Ressource löschen/deaktivierenUm eine Ressource aus dem Belegungsplan zu löschen, ändert man ihren Status in der Fahrzeugverwaltung zu „verkauft“ und gibt das Deaktivierdatum, ab wann das Fahrzeug nicht mehr verfügbar ist, an.

Vorgang stornierenEin Vorgang kann nicht gelöscht, sondern nur storniert werden. So bleibt die Dokumentation erhalten. Klicken Sie hierfür auf den roten Stornieren-Button.

In manchen Fällen erscheint der Button nicht, beispielsweise wenn der Vorgang bereits abgerechnet ist. Hier muss zunächst der Vorgang angepasst werden, da bereits abgerechnete Vorgänge nicht storniert werden können.

Damit bei der Datumsauswahl nur bestimmte Wochentage auswählbar sind, können Sie den Kalender in der Onlinebuchung (Frontend) der Vermietsoftware anpassen. Folgendes Beispiel hier blendet die Sonntage zur Datumsauswahl aus.

Fügen Sie das beiliegende Snippet unter „Verwaltung“ – „Frontend“ – „HTML und CSS“ im Abschnitt „Individuelles JavaScript beim Starten des Frontends ausführen“ ein.

$(document).ready(function() {
    
    if(isMobileBrowser && isMobileBrowser=="1")
    {
        $("input[type='date']").attr("step","7");
        $("input[type='date']").attr("min","2016-05-06");
    }
    else
    {
        setTimeout(function(){ 
            
             $("input#datum_startDatum, input#datum_stopDatum").prop("readonly",true);
             
             $("input#datum_startDatum, input#datum_stopDatum").datepicker('option','beforeShowDay',function(date){
                var day = date.getDay();
                return [(day != 0), ''];
            });
        },300);
    }
});

Stationen verwaltenDie Stationen pflegen Sie im Backend unter „Verwaltung“ – „Stationen“.

Nettopreise in BruttoDies kann in den Globalen Einstellungen unter „In der Vorgangsliste Beträge in netto anzeigen“ eingestellt werden.

Um eine neue Buchung per iPad zu erstellen, müssen Sie mit einem Long-Press (2 Sekunden) in den gewünschten Zeitraum klicken. Nun sollte ein neuer Termin zum Buchen erscheinen.

Individueller SupportGerne stehen wir Ihnen unter unserer zentralen Service E-Mail service@phcom.de jederzeit zur Verfügung! Senden Sie uns eine E-Mail mit Ihrem konkreten Anliegen. Sollten Sie mehrere Punkte haben, bitten wir diese einzeln zuzusenden damit beschleunigen Sie die Antwort auf das jeweilige Thema!

Personen zusammenlegenDas geht so direkt nicht, da alle Vorgänge und auch Rechnungen usw. miteinander verknüpft sind. Die Vorgänge müssen immer einer Person zugewiesen sein.

Sie können allerdings Personen zusammenlegen wenn sie doppelt angelegt wurden. Dann werden die Vorgänge dementsprechend neu zugeordnet.

Sie finden die Funktion unter „Verwaltung“ – „Personen“.

Wenn Sie mit den Tarifen (alt) arbeiten möchten, finden Sie diese unter „Verwaltung“ – „Tarife (alt)“. Dort können Sie filtern, anpassen und neue Tarife anlegen.

Wichtig: Das können nur Administratoren mit der entsprechenden Berechtigung, die in Ihrer Person hinterlegt ist.

Unter „Abrechnung“ – „Agentur“ können Sie die offenen Umsätze anzeigen lassen. Sie müssen dann ein Häkchen bei „Kumulieren“ setzen und auf „Anzeigen“ klicken.
Dann kann über den Button „Agenturrechnung erstellen“ die Abrechnung erstellt werden.

Zum Drucken der Gutschriften gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Manuell: Statt offene Umsätze die neu erstellte Abrechnung auswählen und anzeigen, es erscheint ein kleines Drucksymbol in der jeweiligen Zeile. Damit kann man die Gutschriften ausdrucken.
2. Unter Sammeldruck alle Gutschriften gleichzeitig ausdrucken.

Firmenlogo hochladenLaden Sie unter „Layout“ – „Mediacenter“ Ihr Logo hoch. Klicken Sie anschließend auf die Datei in der Dropzone und aktivieren es passend als Systemlogo oder Favicon.

Machen Sie in der Liste einen Doppelklick auf die Vorgangsnummer, dann öffnet sich der Vorgang und kann bearbeitet werden.

Rechnungen und MahnungenIm Modul „Mahnwesen“ erhalten Sie eine Übersicht über offene Rechnungen, fällige Rechnungen, Mahnstufe 1-3 und Mahnungen allgemein.

Per Doppelklick auf die Vorgangsnummer öffnet sich das Menü zum Vorgang, falls Sie eine Zahlung o.ä. direkt eingeben möchten.

Falls Sie stattdessen eine Mahnung versenden möchten, markieren Sie in der Liste den betreffenden Eintrag per Klick in die Checkbox, geben im Bemerkungsfeld unten z. B. ein „gemahnt am …“, und klicken auf „Neue Mahnungen erstellen“. Nun wird die Mahnung erstellt und es öffnet sich die Formularvorschau. Der betreffende Eintrag rutscht nun eine Mahnstufe höher.

Öffnen Sie den Vorgang in der Mahnungsliste per Doppelklick auf die Vorgangsnummer.

Anschließend gehen Sie auf „Zahlung, Mahnung und Zwischenrechnung“ und klicken auf den OK-Button. Ein weiteres Popup öffnet sich.

Hier wechseln Sie auf den Tab „Mahnung“ und auf dem X-Button können Sie die letzte Mahnung entfernen. Der Vorgang hat sich dann um eine Mahnstufe verringert. Anschließend aktualisieren Sie die Seite „Mahnwesen“ und können dann sehen, dass die Mahnstufe angepasst wurde.

Uneinbringbare Forderung buchenGeben Sie die Mahngebühr als Zahlung mit dem Zweck „ausbuchen“ ein, dann wird der Vorgang auf 0 gesetzt und ist kein offener Posten mehr.

Quelltext untersuchenMit kostenlosen Browser-Tools können schnell und einfach die IDs, Klassen und Formatierungen für ein Element einer Webseite angezeigt werden.

Über „Rechtsklick“ – „Element untersuchen“ wird die Toolbar jeweils geöffnet und das HTML-Grundgerüst sowie die CSS-Formatierungen angezeigt.

Virtuellen Stationen Farben zuordnenIn der Stationsverwaltung kann im Tab „Virtuelle Stationen“ für jede Station eine andere Farbe für den Belegungsplan hinterlegt werden. Die Farbwerte werden als Hexadezimalcode angegeben.

Setzen Sie an den Anfang des Dokumentes:

pd4ml:page.header scope="1" {$GlobaleEinstellungen.formular_header_pdf} pd4ml:page.footer scope="1" {$GlobaleEinstellungen.formular_footer_pdf}

Mehr Informationen hierzu finden Sie im Internet mit dem Suchbegriff „pdf pd4ml“

Unter „Vorgang“ – „Neuer Vorgang“ kann im Backend eine Buchung angelegt werden. Soll es schnell gehen, dann füllen Sie nur die Pflichtfelder aus:

  • Mietbeginn und Mietende
  • Fahrzeug
  • Kunde: Vorname, Name, Adresse, Kundentyp

Es ist außerdem möglich, die Eingabemasken per Vorauswahl direkt anzupassen. Sie finden diese Auswahl in der Buchungsmaske unter „Ansicht“.

Formulare in der DokumentenvorschauSchritt 1: Neues Dokument unter „Einstellungen“ – „Formulare/Dokumente“ anlegen.
Schritt 2: Dokument in den unter „Freitextformulare“ auswählen.

Freischaltung der AppNachdem alle Daten vollständig übermittelt wurden, dauert die Freischaltung nach Einreichung der App bei Apple ca. 1-7 Tage. PHCOM hat auf die Dauer keinen Einfluss, Sie erhalten nach Freischaltung eine Nachricht.

Entfernen Sie die Haken an allen Wochentagen in der Rubrik „Gültigkeit“ – „Anzeigen/Gültig bei Mietbeginn“. Sie erhalten eine Liste wo Sie z.B. festlegen können, dass der Tarif nur am Wochenende gültig ist. Entsprechend den weiteren zeitlich begrenzten Tarifen.

Domain einrichtenWenn Sie für die Musterhomepage eine eigene Domain nutzen möchten, setzen Sie den CNAME-Eintrag Ihrer Domain auf avs.rent. Wie Sie den CNAME-Eintrag anpassen können, erfahren Sie direkt bei Ihrem Domain-Anbieter

Mailserver einrichtenIn den Einstellungen aktivieren Sie den Versand über SMTP und tragen an der Stelle die Zugangsdaten Ihres SMTP Mailservers ein. Anschließend werden alle E-Mails über diesen SMTP Server versendet.

Logo für KundenkartenLaden Sie unter „Layout“ – „Datei hochladen“ Ihr Logo hoch.

Klicken Sie auf das Vorschaubild: Sie bekommen den absoluten und den relativen Pfad angezeigt. Markieren und kopieren Sie den absoluten Pfad zum Logo.

Den absoluten Pfad dieses Logos können Sie bequem im Formular als img-Tag verwenden

HaftbeschränkungenSie richten die Haftungsbeschränkung unter „Verwaltung“ – „Haftungsbeschränkung“ bequem ein. Die entsprechende Reduzierung kann dann einfach im Tarif passend aktiviert oder deaktiviert werden.

Verwaltung KilometerstandSie müssen keinen ersten Kilometerstand eintragen, da dieser nach der ersten Vermietung automatisch in der Datenbank vom Vorgang übernommen und gespeichert wird.
Also einfach nur den Kilometerstand bei der ersten Vermietung richtig eintragen.

Hinweis: Für den Startkilometerstand der Folgevermietung wird immer automatisch der alte Rückgabekilometerstand übernommen, das spart Zeit.

Wenn Sie statt km mit Betriebsstunden arbeiten, ist der Ablauf identisch.

Die Musterhomepage ist automatisch für Google zur Indizierung freigeschaltet. Damit Sie in den Suchergebnissen besser gefunden werden, lassen Sie sich von anderen Websites direkt auf Ihre Seite verlinken und achten darauf das Bewertungen im Internet wie z.B. bei Google Places einen Link zu Ihrer Seite haben.

Die Unterschriften werden bei der Buchung in der Buchungsmaske in einem Accordeon abgelegt und können dort wieder aufgerufen werden. Die Unterschriften sind auch in der Buchungsmaske zu sehen.

Ja, hängen Sie einfach „lang=en“ an den Aufruf an.

Steuernummer bearbeitenDie Steuernummer befindet sich üblicherweise in der Fußzeile. Diese kann direkt unter „Einstellungen“ – „Layout“ bearbeitet werden.

Es gibt eine vielzahl an Masken, einmal für die Personen und einmal für die Vorgangsmaske.
Wählen und wechseln können Sie die Masken direkt in der Personenmaske oder in der Vorgangsmaske.
Die Grundeinstellung für den Mitarbeiter, den Provisionsempfänger oder die Argentur stellen Sie unter „Verwaltung“ – „Person“- „Mitarbeiter“ ein.

Des weiteren können ihre Masken, z. B. die Buchungsmaske, mit individuellem Javascript ergänzt werden. Dieses wird dann entweder auf den jeweiligen Seiten, wenn der Dateiname angegeben wird, oder überall ausgeführt. Mit den Scripten kann man z.B. Inhalte an ein Element anfügen oder etwas ausblenden.

Die Scripte geben Sie unter „Einstellung“ – „Profi“ – „Masken“ ein.

Fällige Anzahlungen verwaltenSie können bei „Verwaltung“ – „Frontend“ im Tab „Zahlarten“ einen Prozentwert für die Anzahlung hinterlegen.

Wenn sie mit einem individuellen Preis arbeiten geben Sie die voraussichtlichen Gesamtkilometer in das Feld „Gesamtkm“ ein.

Im Quelltext des Mietvertrags sehen Sie die Platzhalter für diese Inhalte. Diese werden automatisch mit den im System hinterlegten Texten und Werten gefüllt. Bitte gehen Sie die Systemparameter, Globalen Einstellungen und Standardtexte durch, evtl. auch die Stammdaten Ihrer Station. Passen Sie die entsprechenden Stellen an. Diese Daten werden dann automatisch im Mietvertrag eingespielt.

Anhang versendenIn den Einstellungen stellen Sie ein, was der Kunde für ein PDF Formular im Anhang der E-Mail bekommt.

Den Mailtext für die System-Mails, die automatisch versendet werden, bearbeiten Sie direkt an der Stelle unter „Einstellungen“ – „Automatisierung“.

Den Mailtext für ein spezielles Formular, was manuell versendet werden soll, stellen Sie passend direkt bei Druckformulare ganz unten ein.

FreitextformulareIn den Globalen Einstellungen unter „Freitextformulare“ können Sie eigene Formulare hinterlegen. Diese werden dann immer in der Formularvorschau eines Vorgangs angezeigt.

Kautionsbeiträge verwaltenSie können die Kaution fürs Frontend unter „Verwaltung“ – „Frontend“ im Tab „Erscheinungsbild“ die Kaution eingeben.

Abweichende Kautionsbeträge können im Backend für jeden Vorgang manuell eingetragen werden.

Überprüfen Sie auch Ihre Formulare, falls die Kaution nicht als automatisch gefüllter Platzhalter sondern als Text drin steht. In letzterem Fall kann dieser Text von Hand geändert werden.

Die Ausweiskopien werden im Datenbankmanagement-System zugeordnet und der Buchung hinterlegt.

Die systemweite Standardfußzeile wird unter „Layout“ festgelegt.

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