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Hier finden Sie häufig gestellte Fragen zur Vermietsoftware

Sie könne die Kaution der Onlinebuchung über „Verwaltung“ – „Frontend“ – „Erscheinungsbild“ anpassen. 

Man darf keine { } in E-Mail-Formularen verwenden oder man setzt jeweils ein {literal} {/literal} um diesen Block. Weitere Infos dazu unter Smarty Literal

Die Einstellung bedeutet, dass im Listentool nicht mehr Datensätze angezeigt werden können. Möchtest du alles sehen, dann exportiere einfach den Datensatz in Excel (Voraussetzung ist das Excel Modul) oder du schränkst die Suche mit einer gesetzten Filtereinstellung ein.

Hinterlege einfach die passenden Führerscheinklassen bei den Fahrzeuggruppen unter „Eigenschaften“. Anschließend erhält der Nutzer die passende Information in der Buchungsmaske und im Frontend.

Die Mietversion der Software wird für dich direkt bereitgestellt. Hier übernehmen wir die Bereitstellung und Pflege eines schnellen, optimal auf deine Bedürfnisse angepassten Servers. Ein eigener Server ist nicht notwendig.

Hier musst du alle Tarife mit den entsprechenden Inklusiv Kilometern anlegen, also pro Tag 100 km, pro Tag 300 km pro Tag 500 km … dann rechnet das Programm automatisch den günstigsten Tarif für den Mieter aus. Nutze hierzu einfach die Tarif-Kopier-Funktion.

Die Rechnungsnummer wird nach dem Ablaufplan erstellt, wenn die Mietsache zurück ist. Das hängt mit dem Status zusammen und wenn der Kunde Mehrzeit nachberechnet bekommt.

Wenn nicht, einfach mit der Zwischenrechnung arbeiten.

Bitte setze das Rechnungsdatum erst, wenn du die Rechnung tatsächlich erstellst. Andernfalls ist das km-Feld Pflicht.

Gib am Beginn des Dokumentes folgenden HTML-Tag an:
„pd4ml:page.footer“

Diesen kannst du nun mit beliebigen Angaben füllen, oder du nimmst den Platzhalter „mandant_briefkopf_footer_html“ um die Standardfußzeile einzufügen.

Umgekehrt funktioniert das natürlich entsprechen, der Tag heißt hier „pd4ml:page.header“ und der Platzhalter „mandant_briefkopf_header_html“.

Du kannst in der Tarifeinstellung den Gültigkeitszeitraum festlegen und ihn somit zeitlich definieren.

Du kannst aus einer Vielzahl an Standardformularen auswählen. Deine AGB jedoch musst du jedoch selbst erstellen, da diese individuell für dein Unternehmen erstellt werden müssen.

Dies lässt sich einfach in den Einstellungen mit der Option „Überbuchen zulassen“ aktivieren.

Das geht leider nicht, da alle Vorgänge und auch Rechnungen usw. miteinander verknüpft sind. Die Vorgänge müssen immer einer Person zugewiesen sein.

Du kannst allerdings Personen zusammenlegen, wenn sie doppelt angelegt wurden. Dann werden die Vorgänge dementsprechend neu zugeordnet.

Ja, dies können Sie unter dem Menüpunkt „Statistik“ einsehen.

Möchtest du die Kosten der Haftungsbeschränkung festlegen, musst du dies für jeden Tarif individuell einstellen.

Gehe dafür in die Tarifübersicht -> „bearbeiten“ -> und im unteren Bereich des Tarifs legst du die Kosten dafür fest.

Dies solltest du für jeden Tarif separat einstellen.

Wenn du eine Ressource mit Datum „heute“ stilllegen möchtest, gilt sie für den heutigen Tag noch als „aktiv“! Dies korreliert dann mit der neuen Ressource. Verwende besser das Datum vom Vortag.

Für die App wird ein Icon benötigt.

Das App-Icon muss laut Apple-Spezifikation in verschiedenen Größen zur Verfügung gestellt werden. Hierfür benötigen wir eine Vorlage als PNG, rechteckig in einer Auflösung von mindestens 2048×2048.

Sende das Logo nach der Bestellung an support@phcom.de

Laden Sie unter „Layout“ – „Schadensgrafik“ Ihre Grafik hoch. Die Datei sollte als JPG oder PNG vorliegen, eine Breite von 1000px und eine Höhe von 500px haben.

Stelle sicher, dass dein Browser PDF Dateien darstellen kann. Lade dir den Adobe Reader DC herunter, um sicherzustellen, dass PDFs korrekt im Browser wiedergegeben werden.

Für die mehrsprachige Onlinebuchung müssen auch die Standardtexte und manche Systemparameter übersetzt werden.

Das können Sie direkt in den dafür vorgesehenen Feldern machen. Werden die Felder leer gelassen, greift das System auf die deutsche Version zurück.

Ja, mit dem „Modul Österreich“ (diese wurde ursprünglich für unsere Kunden in Österreich entwickelt) können alle Erfordernisse einer Vermietung in der Schweiz abgedeckt werden.

Ja, du kannst den Buchungszeitraum mit den Stationsöffnungszeiten oder der zeitlichen Gültigkeit der Tarife eingrenzen.

Das Layout des Onlinebuchung-Frontends kann per CSS-Regeln an deine eigene Webseite angepasst werden. Das Eingabefeld hierfür findest du im Backend unter „Verwaltung“ –> „Frontend“ im Tab „Website“ und „HTML und CSS“.

Unter Website legst du rudimentäre Einstellungen wie Farbe und Hintergrund fest, bei HTML und CSS kannst du oder ein Webdesigner das komplette Layout direkt bearbeiten, z.B.:

Änderung der Schriftart:

html {font-family:sans-serif;}

Änderung der Hintergrundfarbe:

html {background: #fff;}

Padding innerhalb des Iframes entfernen:

.AroundDiv {padding: 0 2px 0 0;}

Weitere Änderungen können ebenfalls wie gewohnt als CSS-Regeln eingefügt werden. Das vorhandene Standard-CSS wird mit deinen Regeln überschrieben.

Ja, es kann Saisontarife mit flexibler Mehrzeitberechnung abbilden.

  • Damit du Saisontarife abbilden kannst, gib in der Preisverwaltung das Gültigkeitsdatum ein, bis wann der Tarif gültig ist (z.B. Hauptsaison Sommer).
  • Unter „Tarifberechnung bei Saisonpreisen“ wähle „Saisontarif“ aus der Liste aus.
  • Im Bereich Mehrdauer wähle „Wiederholen mit 2. Staffel bei Überschreitung“ und gib den Betrag für den eigentlichen Tarif (Hauptsaison Sommer) und den Betrag für die Überschreitung (Nebensaison Winter) an.

Das Layout vom Frontend der Onlinebuchung kann per CSS-Regeln an Ihre eigene Webseite angepasst werden. Das Eingabefeld hierfür finden Sie im Backend der Software unter „Verwaltung“ – „Frontend“ im Tab „HTML und CSS“.

Die Fahrzeug-ID wird immer fest vom System vergeben.

Ja, du kannst die Website unter „Verwaltung“ -> „Frontend“ im Tab Website konfigurieren. Hier kannst du neben allen Inhalten auch Einstellungen wie die Hintergrund- und die Schriftfarbe festlegen.

Nein, dies ist aus technischen Gründen so nicht möglich. Beim Umwandeln deiner Formulare ins PDF-Format werden automatisch Druckränder angebracht und der Briefkopf demnach verkleinert.

Du kannst allerdings eine Hintergrundgrafik mit CSS anbringen und diese dann als Wasserzeichen verwenden.

Ja, in der Suchmaske bei „Vorgang finden“ kannst du nach einem Bemerkungstext suchen, z. B. „Unfall“…

Ja, Buchungen können storniert und umgebucht werden, dies fließt dann in die Buchhaltung direkt mit ein und der Nummernkreis bleibt bestehen.

In der Buchungsmaske kannst du einen Kunden mit dem „großen“ Formular anlegen. Klicke einfach auf „Bestandskunde“, dann auf das „+“, und nachdem alles eingegeben wurde, auf „Schließen und übernehmen“.

Ja, einfach keinen Tarif kleiner 3 Tage für die Onlinebuchung aktivieren.

Das und mehr kannst du in unter „Einstellungen“ -> „Grundeinstellungen“ -> „Führerschein“ einstellen.

Du kannst die Erklärung in die Stations-Infos integrieren. Dort kann der Kunde es nach der Auswahl als Fließtext sehen.

Bei der Auswahl einer Station sieht der Kunde im Frontend, dass das Fahrzeug auch auf den anderen Stationen über „alternative Termine und Stationen“ hinterlegt werden kann.

Ja, es können Zahlungen über Stripe, Computop und PayPal integriert werden.

Ja, die Suche in der Vorgangsliste ist auch nach einer Sammelrechnungsnummer möglich. Das ist ein eigener Nummernkreis, der bei 100000 beginnt. Wenn man danach sucht evtl. vergebene Präfixe weglassen.

Ja, wir programmieren auf Nachfrage Spezialanpassungen und individuelle Funktionen. Sprich uns einfach an!

Manche Geräte und Browser, insbesondere Mobilgeräte, kommen mit transparenten PNG-Dateien nicht klar und bauen dann einen schwarzen Hintergrund ein.
Aus diesem Grund sollten immer JPG-Dateien oder PNG-Daten ohne Transparenz verwendet werden.

1. Die Homepage ist sofort betriebsbereit, die URL finden Sie unter „Verwaltung“ – „Frontend“ bei „Vorschau“.

2. Laden Sie Ihr Logo unter „Layout“ – „Datei hochladen“, und wählen es anschließend unter „Verwaltung“ – „Account“ aus.

3. Die Seiten „Standorte“ und „Fahrzeuge“ werden mit den Daten aus dem Software-Backend gespeist, bitte schauen Sie ob hier alles vollständig eingetragen ist. Die „AGB“ in der Onlinebuchung werden ebenfalls aus dem Backend genommen, bitte auch dort eintragen.

Bitte prüfe, ob die Absender-E-Mail-Adresse identisch mit der Empfänger-Adresse ist. Dies akzeptiert der Mailserver nicht. Nutze für deine Testbuchungen bitte eine andere E-Mail-Adresse, z.B. test@ihrunternehmen.com

Wenn du Bookyt auf deiner Webseite einbinden möchtest, empfehlen wir dir einen Button mit direkter Verlinkung
auf das Bookyt Portal zu erstellen.
iFrame Inhalte haben den Nachteil dass sie oft nicht korrekt dargestellt werden, optisch nicht zum „Look and Feel“ der Webseite passen und Probleme mit der Indexierung bei Google verursachen.

Der Umsatz wurde mittlerweile bezahlt und die Mahnung gibt es noch. In der Mahnliste stehen immer die aktuellen offenen Posten drin, gibts keine mehr dann kommt „keine Datensätze“.

Die Mahnung wird jedoch nicht aus der Liste verschwinden, damit man sieht, dass es da einmal eine Mahnung gab.

Unter den Systemparametern „Allgemein“ – „Länder“ können Sie die anzuzeigenden Länder verwalten.

Buchungen können nur storniert werden, solange noch keine Zahlungen hinzugefügt wurden.

Die E-Mail-Absender-Adresse können Sie bei dem Mitarbeiter individuell anlegen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen wird die System-Absender-Adresse (Globale Einstellungen) genommen. Wenn dieses Feld auch leer ist wird unsere E-Mail-Adresse als Fallback eingesetzt.

Wenn keine Kaution berechnet werden kann, zeigt das Formular stattdessen 0,- Euro an.

Gehe wie folgt vor:

Lege für jede Fahrzeuggruppe eine Standardkaution fest. Dies geht unter „Verwaltung“ -> „Gruppen“ bearbeiten in den Feldern Standardkaution.

!!! Damit dies funktioniert, müssen immer alle Kunden- und Fahrerdaten vollständig ausgefüllt sein, inklusive Ausweisland und Führerscheinland. Ansonsten kann keine Standardkaution berechnet werden und es wird 0,- angezeigt !!!

Alternativ: Kaution manuell im Vorgang eintragen:

  1. In der Vorgangsliste auf das Bearbeiten-Symbol klicken
  2. Das Bearbeiten Fenster öffnet sich. Hier unter „Bezahlinformationen“ die entsprechende Kaution eintragen. Vorgang Speichern.
  3. Aufruf Druckformulare mit dem Druckbutton und der Kautionsbetrag wird eingefügt.

!!! Wenn im Vorgang kein Betrag hinterlegt ist, dann wird im Formular auch kein Betrag bzw. 0,- angezeigt !!!

Sie können in der Stationsverwaltung („Verwaltung“ – „Station“) die Stationen für das Internet freigeben.

Der Rabatt unter Bezahlinformationen kann nur berechnet werden, wenn ein Tarif ausgewählt ist. Bei Individuellem Preis/Tarif funktioniert er nicht.

Achte unbedingt darauf, dass im Druckmenü der Haken bei „auf Seite einpassen“ (auch „auf Seitengröße skalieren“) NICHT gesetzt ist. Ansonsten wird das Druckbild des Kundenkartenformulars verkleinert und passt nicht auf das vorgefertigte Papier.

Der Mietvertrag wird laut Standardablaufplan erst nach Zuweisung des Status „Mietvertrag“ zugeschickt.

Zur besseren Visualisierung, welche Ressource schon wieder zurück ist und ob noch zu klärende offene Posten vorhanden sind, haben wir Statusfarben als farbliche Kennzeichnung für den Status im Zeitstrahl eingeführt:

Grün: frei im Zeitstrahl
Gelb: Reservierung > noch nicht abgeholt
Orange: Mietvertrag > das Fahrzeug wurde abgeholt und ist unterwegs
Blau: Zurück, Bezahlt oder Rechnungsstellung > Zahlbetrag 0,00 EUR
Rot: Zurück, Bezahlt oder Rechnungsstellung > noch offener Zahlbetrag oder Gutschrift

Wird mit dem Angebotsmodul gearbeitet kommt zusätzlich ein weiterer Status hinzu:

Weiß: Anfrage unverbindlich nicht bestätigt

Die Farben kannst du selbst ganz einfach unter „Einstellungen“ – „Profil“ – „Vorgang Status“ individualisieren.

  • 1 oder 2 steht für die Anzahl der Provisionsempfänger
  • (Ja) steht dafür, dass schon eine Provision erstellt und abgerechnet wurde und die Zahlungen im Vorgang passen
  • (Nein) steht dafür, dass noch keine Abrechnung erstellt wurde

Wenn man dann das Callcenter abrechnen will, muss noch die Einstellung auf „Abgerechnete Umsätze“ ändern.

Agenturen verkaufen die Tickets direkt und kassieren auch. Sie müssen die Provision an den Mandanten abführen.

Provisionsempfänger hingegen vermitteln nur. Sie erhalten ihre Provision dann meist am Ende des Monats von den Mandanten.

Der Bookyt Premium Account bietet Dir eine Vielzahl an Funktionen. Wechsel einfach über das Menü „Verwaltung“ -> „Account“ -> „Premium Paket bestellen“ um Bookyt heute noch uneingeschränkt nutzen zu können.

So wechselst du von Basic zu Premium

Das Backend der Software ist von jedem Gerät und mit jedem aktuellen Web-Browser bedienbar.

Die optimale Kompatibilität ergibt sich mit einem aktuellen PC, Mac oder Tablet und den Browsern Chrome, Firefox oder Safari. Bei Verwendung von älteren Browsern können Einschränkungen in der Darstellung auftreten.

Die Onlinebuchung für Kunden ist von jedem PC, Tablet oder Smartphone und mit jedem Browser ohne Einschränkungen nutzbar.

Das Impressum wird automatisiert erzeugt. Im Impressum müssen unter anderem Angaben zu Firmierung, Adresse, Kontakt und Umsatzsteuernummer aufgeführt werden, ansonsten droht Abmahnung! Die Daten pflegen Sie im Backend unter „Verwaltung“ – „Account“ ein.

Welche Informationen genau gefordert sind, können Sie ganz einfach per Google Recherche nachlesen.

Für fehlerhafte und unvollständige Angaben können wir keine Haftung übernehmen!

Es gibt verschiedene Rabatte: auf alles (auch Artikel), nur auf den Tarifpreis, auf Tarifpreis und Zusatztage bzw. km, und das kann dann sowohl beim Vorgang als auch beim Kunden hinterlegt werden. Stelle sicher, dass das korrekte Ziel für den Rabatt ausgewählt wird.

Deine Fahrzeuggruppen werden im Backend generiert und ganz automatisch in deine Webseite eingespielt. Du musst also lediglich die Bilder der Ressourcengruppen unter „Verwaltung“ -> „Gruppen“ im Backend austauschen, sie werden dann automatisch mit den Bildern auf der Webseite synchronisiert.

Für eine optimale Darstellung sollten die Bilder im Querformat sein.

Der km-Stand wird immer auf das jetztige Datum berechnet, liegt das Enddatum Ihrer Buchungen in der Zukunft, fließen die hinterlegten Werte nicht in die km-Berechnung mit ein.

Die Anzeige in der Spalte springt dann um, wenn das Abgabedatum erreicht ist.

Erstellen Sie das Formular Einzelverkauf (Nur Rechnung) und erfassen Sie dann einfach den Betrag in negativer Form mit einem Minus. Es wird dann automatisch das Gutschristformular ausgegeben.

Nutze zum Verkauf eines Fahrzeug einfach die „Nur Rechnung“ (Einzelverkaufsrechnung) im Vorgang.

Gehe hierzu einfach in deinen Tarif und bearbeite diesen. Dies kannst du unter „Verwaltung“ -> „Tarife“ tun. Wähle den passenden Tarif aus und klicke auf „Bearbeiten“.

Nun kannst du unter dem Reiter „Anzeige“ eine Mindestmietdauer von 1 Monat einstellen.

Der Tarif wird nun erst angezeigt, wenn der Mieter mindestens eine Mietdauer von 1 Monat auswählt.

Unter „Einstellungen“ – „Layout“ können schnell und einfach standardisierte Kopf- und Fußzeilen für Ihre Formulare festgelegt werden.

Möchtest du Bilder einfügen? Lade sie im PNG-Format mit der Mindestbreite von 1200px unter „Einstellungen“ – „Mediacenter“ hoch. Beim Klick auf das Bild wird Ihnen der Dateipfad angezeigt. Kopiere dir diesen.

Direkt bei „Formulargestaltung“ kannst du nun deine Kopf- und Fußzeilen gestalten und das Bild oder deinen Text einfügen.

Hast du alles nach deinen Wünschen angepasst, dann vergiss nicht, den Haken bei „Standard bei PDF-Erstellung verwenden“ zu setzen sowie im jeweiligen Formular auszuwählen, ob die Standard-Kopf- bzw. Fußzeile angewendet werden soll.

Wenn du einen Vorgang mit Stornogebühr stornierst, ist das erste Formular die Stornorechnung mit dem gesamten Betrag. Das 2. Dokument ist die Rechnung für die Stornogebühren, diese siehst du in der Formularauswahl.

Es wird der komplette Vorgangsbetrag abgezogen und die Stornogebühr dann wieder dazugerechnet. Das ist der Standardablauf, der buchhalterische Hintergründe hat. Bei Billpay und Paypal wird der Betrag abzgl. der Stornogebühr automatisch rückerstattet.

Stationen können nicht gelöscht, nur deaktiviert werden.

Bußgelder einfach mit einer „Nur Rechnung“ dem Kunden nachträglich berechnen. Es ist dann eine neue Rechnung und ein neuer Vorgang.

Einfach im entsprechenden Vorgang mit Angabe des Aktenzeichens erstellen.

Die erste Station kann nicht gelöscht werden, sondern nur überschrieben oder deaktiviert werden.

Personen und Fahrzeuge können nur so lange gelöscht werden, wie noch kein Vorgang mit ihnen angelegt wurde.

Artikel können nicht gelöscht, nur deaktiviert werden.

Tarife können gelöscht werden, wir empfehlen aber die Tarife nur zu deaktivieren.

Um die Integrität der Datenbanken über lange Zeiträume zu gewährleisten, solltest du wenn möglich keine Daten löschen.

Die Buchungsmaske des Reservierungssystems kann ganz einfach in deine bestehende Webseite eingebunden werden.

Nutze dafür den Linkgenerator unter „Verwaltung“ -> „Frontend“ -> „Vorschau“ und füge den generierten Quellcode in deine Webseite ein.

Wenn du deine Daten sichern möchtest, klicke im Backend einfach auf dein Logo (oben links) und im folgenden Reiter auf „Sicherheit“. Dort kannst du „Daten sichern und herunterladen“ wählen und bekommst von uns eine E-Mail mit dem Downloadlink zugeschickt. 

Du kannst ein Fahrzeug für die eigene Nutzung sperren, indem du im Belegungsplan auf das entsprechende Fahrzeug klickst, dort wie unten gezeigt das Fahrzeug „bearbeiten“ möchtest und abschließend unter „Sperren“ die nötigen Daten eingibst. Speichern und fertig!

Möchtest du deinen Standart-Mietvertrag optisch anpassen, gehe wie unten gezeigt in den Editor und füge deine Änderungen ein.
 
Wähle den „Standard-Mietvertrag“ (2 Seiten) und kopiere ihn. Als Nächstes aktiviere diesen als Standard für ihren Account.

Wenn du deine Buchungsvorgänge individualisieren möchtest, folge den unten aufgeführten Schritten um in einzelnen Abschnitten der Buchung Freitextfelder zu erstellen. 

Um die Haftungsbeschränkung auch automatisch mit zu verlängern, nutze die „große“ Vorgangsmaske. Wenn du z.B. den Zeitraum auf 3 Tage verlängerst, siehst du, dass auch die Haftungsbeschränkung entsprechend verlängert wird.

Anmerkung: Dies ist nur interessant, wenn bei der Fahrzeuggruppe keine Kilometer gewählt sind und wenn eine „pro Tag Berechnung“ eingestellt ist.

Du hast einen Kunden, der monatlich zum Pauschalbetrag auf Rechnung mietet, oder eine Ratenzahlung vereinbart, dann können du dem Kunden die Monatsrechnung automatisiert in Rechnung stellen.

Voraussetztung: Modul Intervallabrechnung und Modul Cronjob sind aktiv.

Wenn das Modul aktiviert ist kannst du zur Neuanlage einfach unter dem Menüpunkt „Verwaltung“, auf den Tab „Intervallabrechnung“ klicken, bei „Abrechnung bearbeiten“ den Kunden wählen, die nötigen Informationen angeben und die Intervallrechnung einrichten. Für den automatischen Rechnungsversand muss das Modul Cronjob im Account aktiviert sein.

Um ein Fahrzeug aus dem Belegungsplan zu löschen, ändert man seinen Status in der Fahrzeugverwaltung zu „verkauft“ und setzt das Deaktivierungsdatum, ab wann das Fahrzeug nicht mehr verfügbar ist.

Ein Vorgang kann nicht gelöscht, sondern nur storniert werden. So bleibt die Dokumentation erhalten. Klicke hierfür auf den roten Stornieren-Button.

In manchen Fällen erscheint der Button nicht, beispielsweise wenn der Vorgang bereits abgerechnet ist. Hier muss zunächst der Vorgang angepasst werden, da bereits abgerechnete Vorgänge nicht storniert werden dürfen.

Damit bei der Datumsauswahl nur bestimmte Wochentage auswählbar sind, kannst du den Kalender für die Onlinebuchung von Bookyt anpassen. Folgendes Beispiel hier blendet die Sonntage zur Datumsauswahl aus.

Füge das beiliegende Codebeispiel unter „Verwaltung“ -> „Frontend“ -> „HTML und CSS“ im Abschnitt „Individuelles JavaScript beim Starten des Frontends ausführen“ ein.

$(document).ready(function() {
    
    if(isMobileBrowser && isMobileBrowser=="1")
    {
        $("input[type='date']").attr("step","7");
        $("input[type='date']").attr("min","2016-05-06");
    }
    else
    {
        setTimeout(function(){ 
            
             $("input#datum_startDatum, input#datum_stopDatum").prop("readonly",true);
             
             $("input#datum_startDatum, input#datum_stopDatum").datepicker('option','beforeShowDay',function(date){
                var day = date.getDay();
                return [(day != 0), ''];
            });
        },300);
    }
});

Die Stationensdaten änderst du im Backend unter „Verwaltung“ – „Stationen“.

Dies kann in den Einstellungen unter „In der Vorgangsliste Beträge in netto anzeigen“ eingestellt werden.

Wenn du eine neue Buchung per iPad anlegen möchtest, musst du mit einem Long-Press (2 Sekunden) in den gewünschten Zeitraum klicken. Nun sollte ein neuer Termin zum Buchen erscheinen.

Gerne stehen wir Ihnen unter unserer zentralen Service E-Mail service@phcom.de jederzeit zur Verfügung! Senden Sie uns eine E-Mail mit Ihrem konkreten Anliegen. Sollten Sie mehrere Punkte haben, bitten wir diese einzeln zuzusenden damit beschleunigen Sie die Antwort auf das jeweilige Thema!

Das geht so direkt nicht, da alle Vorgänge und auch Rechnungen usw. miteinander verknüpft sind. Die Vorgänge müssen immer einer Person zugewiesen sein.

Du kannst allerdings Personen zusammenlegen, wenn sie doppelt angelegt wurden. Dann werden die Vorgänge dementsprechend neu zugeordnet.

Du findest die Funktion unter „Verwaltung“ -> „Personen“.

Möchtest du mit den Tarifen (alt) arbeiten, findest du diese unter „Verwaltung“ -> „Tarife (alt)“. Dort kannst du filtern, anpassen und neue Tarife anlegen.

Wichtig: Nur Administratoren mit der entsprechenden Berechtigung können dies.

Unter „Abrechnung“ – „Agentur“ kannst du dir die offenen Umsätze anzeigen lassen. Du musst dann ein Häkchen bei „Kumulieren“ setzen und auf „Anzeigen“ klicken.
Dann kann über den Button „Agenturrechnung erstellen“ die Abrechnung erstellt werden.

Zum Drucken der Gutschriften gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Manuell: Statt offene Umsätze, die neu erstellte Abrechnung auswählen und anzeigen. Es erscheint ein kleines Drucksymbol in der jeweiligen Zeile. Damit können die Gutschriften ausgedruckt werden.

2. Unter Sammeldruck alle Gutschriften gleichzeitig ausdrucken.

Lade unter „Layout“ -> „Mediacenter“ dein Logo hoch. Klicke anschließend auf die Datei und aktiviere es als Systemlogo oder Favicon.

Mache in der Liste einen Doppelklick auf die Vorgangsnummer, dann öffnet sich der Vorgang. Dieser kann nun bearbeitet werden.

Im Modul „Mahnwesen“ erhältst du eine Übersicht über offene Rechnungen, fällige Rechnungen, Mahnstufe 1-3 und Mahnungen allgemein.

Per Doppelklick auf die Vorgangsnummer öffnet sich das Menü zum Vorgang, falls du eine Zahlung o.ä. direkt eingeben möchtest.

Falls du stattdessen eine Mahnung versenden möchtest, markiere in der Liste den betreffenden Eintrag per Klick in die Checkbox, gebe im Bemerkungsfeld unten z. B. ein „gemahnt am …“, und klicke auf „Neue Mahnungen erstellen“. Nun wird die Mahnung erstellt und es öffnet sich die Formularvorschau. Der betreffende Eintrag rutscht nun eine Mahnstufe höher.

Öffne dazu den Vorgang in der Mahnungsliste per Doppelklick auf die Vorgangsnummer.

Anschließend gehe auf „Zahlung, Mahnung und Zwischenrechnung“ und klicke auf den OK-Button. Ein weiteres Popup öffnet sich.

Hier wechselst du auf den Tab „Mahnung“ und auf dem X-Button kannst du die letzte Mahnung entfernen. Der Vorgang hat sich dann um eine Mahnstufe verringert. Aktualisiere anschließend die Seite „Mahnwesen“ und dort kannst du dann überprüfen, ob die Mahnstufe angepasst wurde.

Gib einfach die Mahngebühr als Zahlung mit dem Zweck „ausbuchen“ ein, dann wird der Vorgang auf 0 gesetzt und ist kein offener Posten mehr.

Über „Rechtsklick“ -> „Element untersuchen“ wird die Toolbar geöffnet und das HTML-Grundgerüst sowie die CSS-Formatierungen angezeigt.

In der Stationsverwaltung kann im Tab „Virtuelle Stationen“ für jede Station eine andere Farbe für den Belegungsplan hinterlegt werden. Die Farbwerte werden als Hexadezimalcode angegeben.

Setze an den Anfang des Dokumentes:

pd4ml:page.header scope="1" {$GlobaleEinstellungen.formular_header_pdf} pd4ml:page.footer scope="1" {$GlobaleEinstellungen.formular_footer_pdf}

Unter „Vorgang“ – „Neuer Vorgang“ kann im Backend eine Buchung angelegt werden. Soll es schnell gehen, dann füllen Sie nur die Pflichtfelder aus:

  • Mietbeginn und Mietende
  • Fahrzeug
  • Kunde: Vorname, Name, Adresse, Kundentyp

Es ist außerdem möglich, die Eingabemasken per Vorauswahl direkt anzupassen. Sie finden diese Auswahl in der Buchungsmaske unter „Ansicht“.

1. Neues Dokument unter „Einstellungen“ – „Formulare/Dokumente“ anlegen.
2. Dokument unter „Freitextformulare“ auswählen.

Nachdem alle Daten vollständig übermittelt wurden, dauert die Freischaltung nach Einreichung der App bei Apple ca. 1-7 Tage. Leider haben wir auf die Dauer keinen Einfluss, du erhältst nach Freischaltung eine Nachricht.

Wenn Sie für die Musterhomepage eine eigene Domain nutzen möchten, setze den „CNAME“-Eintrag deiner Domain auf „avs.rent“. Wie du den CNAME-Eintrag anpassen kannst, erfährst du direkt bei deinem Domain-Anbieter.

Möchtest du deinen eigenen Mailserver hinterlegen, kannst du dies unter:

„Einstellungen“ -> „Automatisierung, Kommunikation und Vorlagen“ -> „E-Mail“

 

Lade unter „Layout“ – „Datei hochladen“ einfach dein Logo hoch.

Klicke dann auf das Vorschaubild: Du bekommst den absoluten und den relativen Pfad angezeigt. Markiere und kopiere den absoluten Pfad zum Logo.

Den absoluten Pfad dieses Logos kannst du bequem im Formular als img-Tag verwenden

Du kannst die Haftungsbeschränkung unter „Verwaltung“ – „Haftungsbeschränkung“ bequem einrichten. Die entsprechende Reduzierung kann dann im Tarif passend aktiviert oder deaktiviert werden.

Du musst keinen ersten Kilometerstand eintragen, da dieser nach der ersten Vermietung automatisch vom Vorgang übernommen und gespeichert wird.

Wichtig ist, den Kilometerstand bei der ersten Vermietung einzutragen.

Hinweis: Für den Startkilometerstand der Folgevermietung wird immer automatisch der alte Rückgabekilometerstand übernommen. Das spart Zeit.

Wenn du statt Km mit Betriebsstunden arbeitest, ist der Ablauf identisch.

Die Musterhomepage ist automatisch für Google zur Indizierung freigeschaltet. Damit Sie in den Suchergebnissen besser gefunden werden, lassen Sie sich von anderen Websites direkt auf Ihre Seite verlinken und achten darauf das Bewertungen im Internet wie z.B. bei Google Places einen Link zu Ihrer Seite haben.

Wenn du eine bereits getätigte Unterschrift suchst, kannst du sie in der erstellten Buchung wieder einsehen.

Um bei deinen Fahrzeugen Fotos zu hinterlegen, klicke auf „Verwaltung“ -> „Fahrzeuge“. Wähle nun dein Fahrzeug aus und editiere dessen Einstellungen unter „Fahrzeug bearbeiten“. Dort kannst du unter dem Reiter „DMS“ ein Foto hinterlegen.

Hänge einfach „lang=en“ an den Adressaufruf an.

Die Steuernummer kannst du unter „Einstellungen“ -> „Layout“ beispielsweise in die Fußzeile deiner Dokumente einfügen.

Es gibt eine Vielzahl an Masken, einmal für die Personen und einmal für die Vorgangsmaske.
Wählen und wechseln können Sie die Masken direkt in der Personenmaske oder in der Vorgangsmaske.
Die Grundeinstellung für den Mitarbeiter, den Provisionsempfänger oder die Agentur stellen Sie unter „Verwaltung“ – „Person“- „Mitarbeiter“ ein.

Des Weiteren können ihre Masken, z. B. die Buchungsmaske, mit individuellen Javascripten ergänzt werden. Dieses wird dann entweder auf den jeweiligen Seiten, wenn der Dateiname angegeben wird, oder überall ausgeführt. Mit den Scripten kann man z.B. Inhalte an ein Element anfügen oder etwas ausblenden.

Die Scripte geben Sie unter „Einstellung“ – „Profi“ – „Masken“ ein.

Sie können bei „Verwaltung“ – „Frontend“ im Tab „Zahlarten“ einen Prozentwert für die Anzahlung hinterlegen.

Wenn du mit einem individuellen Preis arbeitest, gib die voraussichtlichen Gesamtkilometer in das Feld „Gesamtkm“ ein.

Im Quelltext des Mietvertrags siehst du die Platzhalter für diese Inhalte. Diese werden automatisch mit den im System hinterlegten Texten und Werten gefüllt. Bitte gehe die Systemparameter, globalen Einstellungen und Standardtexte durch, evtl. auch die Stammdaten deiner Station(en). Passe dort bitte die entsprechenden Stellen an. Diese Daten werden dann automatisch in den Mietvertrag übertragen.

In den Einstellungen stellst du ein, was der Kunde für ein PDF Formular im Anhang der E-Mail bekommt.

Den Mailtext für die System-Mails, die automatisch versendet werden, bearbeitest du direkt unter „Einstellungen“ -> „Automatisierung“.

Den Mailtext für ein spezielles Formular, welches manuell versendet werden soll, stellst du passend direkt bei den Druckformulare ganz unten ein.

In den globalen Einstellungen unter „Freitextformulare“ können Sie eigene Formulare hinterlegen. Diese werden dann immer in der Formularvorschau eines Vorgangs angezeigt.

Du kannst die eine Standartkaution im Frontend unter „Verwaltung“ -> „Frontend“ -> „Erscheinungsbild“ Kaution aktivieren.

Individuelle Kautionsbeträge lassen sich ganz einfach unter „Verwaltung“ -> „Gruppen“ -> öffne eine Gruppe -> im Abschnitt Kaution, unter der Schadensgrafik, eingeben.

Ausweiskopien findest du in der Buchung. Sie werden vom Datenbankmanagement-System entsprechend zugeordnet.

Die systemweite Standardfußzeile wird unter „Layout“ festgelegt.